Zásady ochrany a spracovania osobných údajov

Tento dokument obsahuje Zásady ochrany a spracovania osobných údajov prevádzkovateľaspoločnosti Nielsen Admosphere Slovakia, s.r.o, podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 zo dňa 27. apríla 2016, o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES (obecnom nariadení o ochrane osobných údajov) (ďalej len „Nariadenie EÚ“).

Spoločnosť Nielsen Admosphere Slovakia, s.r.o., IČ: 358 42 725 so sídlom Lazaretská 23, 811 09 Bratislava, Slovenská republika (ďalej aj ako „Prevádzkovateľ“ alebo „Nielsen Admosphere SK“) je výskumná agentúra so širokým portfóliom produktov a služieb v oblasti marketingových a mediálnych výskumov, analýz a spracovania dát. Zameriavame sa predovšetkým na metodologicky a technologicky náročné projekty, ako je elektronické meranie sledovanosti televízie metódou TV metrov (ďalej len „PCEM“). Ďalej potom na osobné opytovanie, telefónne výskumy a online výskumy.

Prehlasujeme, že všetky osobné údaje, ktoré spracovávame za účelom výskumu trhu, sú považované za prísne dôverné a je s nimi nakladané v súlade s platnou legislatívou.

Naša materská spoločnosť Nielsen Admosphere je členom organizácie SIMAR (Združenie agentúr pre výskum trhu a verejnej mienky). Všetky činnosti Prevádzkovateľa vrátane spracovania osobných údajov prebiehajú v súlade s odborovými kódexami ICC/ESOMAR, pravidlami SIMAR a podnikovými smernicami Nielsen Admosphere SK. Zaručujeme práva subjektov osobných údajov vždy aspoň v rozsahu platnej legislatívy.

Týmto vás v súlade s príslušnými článkami Nariadení EÚ informujeme o spracovaní vašich osobných údajov a o vašich právach.

Všetky pojmy použité v týchto Zásadách ochrany a spracovania osobných údajov vychádzajú z definície podľa článku 4 Nariadenia EÚ a ďalších zákonných noriem SR a EÚ.

Aké osobné údaje spracovávame?

Predmetom spracovania sú nasledujúce kategórie subjektov údajov a osobných údajov, ktoré spracovávame za uvedeným účelom:

  • Respondenti (účastníci) výskumu:

Vždy spracovávame iba niektoré osobné údaje a informácie uvedené vo prehľade nižšie, záleží na konkrétnom účely spracovania, na rozsahu výskumného projektu:

  • meno, priezvisko vrátane titulov, telefónne číslo;

Účelom spracovania je realizácia výskumného projektu pre zadávateľa výskumu, špecificky potom:

  • kontaktovanie respondentov do konkrétneho výskumu;
  • zaslanie, vyplácanie odmeny alebo predanie nepeňažnej odmeny za účasť vo výskumnom projekte;
  • spracovanie na základe ďalších právnych predpisov (napr. Zákon o archívnictve a spisových službách);
  • kontrola kvality dát, apod.

Právnym základom spracovania je: a) pri realizácií výskumného projektu podľa článku 6 odst. a) Nariadenie EÚ súhlas respondenta výskumu, b) pri zaslaní alebo vyplácaní odmeny za účasť vo výskumnom projektu podľa článku 6 odst. c) Nariadenie EÚ splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa a c) pri kontrole kvality dát výskumného projektu podľa článku 6 odst. f) Nariadenie EÚ oprávneným záujmom Prevádzkovateľa.

Osobné dáta získané z výskumného projektu uchovávame najdlhšie 6 mesiacov od jeho ukončenia, pokiaľ právne predpisy alebo zmluvné ustanovenie so zadávateľom výskumného projektu nestanoví inak.

  • Zástupcovia zákazníkov, dodávateľov a ostatných obchodných partnerov:
    • meno, priezvisko vrátane titulov, pracovná e-mailová adresa, pracovné telefónne číslo, zamestnanecká pozícia, kontaktné údaje firmy zákazníka/dodávateľa/obch. partnera.

Účelom spracovania je zaistenie vzájomných práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvy alebo iného obchodného vzťahu.

Právnym základom spracovania je: a) podľa článku 6 odst. f) Nariadenie EU oprávnený záujem Prevádzkovateľa a zákazníka/dodávateľa/obch. partnera, ktorý vyplýva z ich zmluvného alebo obchodného vzťahu.

Osobné údaje uchovávame minimálne vždy po dobu trvania zmluvy, resp. výskumného projektu, najdlhšie potom 3 roky od posledného spoločného výskumného projektu.

  • Uchádzači o zamestnanie:
    • meno, priezvisko vrátane titulov, e-mailová adresa, telefónne číslo.

Účelom spracovania je nábor zamestnancov.

Právnym základom spracovania je podľa článku 6 odst. f) Nariadenie EÚ oprávnený záujem Prevádzkovateľa a uchádzača o zamestnanie.

Pokiaľ ste sa u nás ucházal/a o zamestnanie, vaše údaje si môžeme ponechať po dobu 6 mesiacov.

  • Zamestnanci (vrátane brigádnikov podľa dohôd o prácach vykonaných mimo pracovný pomer), externí spolupracovníci:
    • meno, priezvisko vrátane titulov, adresa trvalého bydliska, dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianského preukazu, e-mailová adresa, telefónne číslo, číslo bankového účtu, osobné údaje rodinných príslušníkov (manžel/manželka, partner/partnerka, deti).

Účelom spracovania je personálna agenda Prevádzkovateľa a vlastní PR, marketingové a komunikační aktivity Prevádzkovateľa.

Právnym základom spracovania je: a) pri personálnej agendy podľa článku 6 odst. c) Nariadenia EÚ splnenia právnych povinností Prevádzkovateľa, b) pri vlastných marketingových aktivitách Prevádzkovateľa podľa článku 6 odst. f) Nariadenia EÚ oprávnený záujem Prevádzkovateľa.

Osobné údaje zamestnancov sme povinný uchovať 20 rokov a mzdové listy 30 rokov. Pri evidenčných listov je lehota uchovania 3 roky. Pri našich externých spolupracovníkoch je lehota pre uchovanie osobných údajov z účtovných dôvodov 5 rokov. Lehoty sa počítajú od ukončenia pracovného pomeru, respektíve ukončenie spolupráce.

Kde osobné údaje získavame?

K vašim osobným údajom sa môžeme dostať niektorou z týchto ciest:

  • získame ich priamo od vás – dobrovoľne poskytnuté osobné údaje a ďalšie informácie na základe dopytu, zaslaného životopisu, poskytnutej vizitky, uzavretí zmluvného vzťahu;
  • získame ich od zadávateľa výskumného projektu – poskytnuté databázy zákazníkov/zamestnancov predovšetkým s kontaktnými údajmi, prípadne s ďalšími osobnými údajmi;
  • získame ich od externých spolupracovníkov alebo dodávateľov – vaše osobné údaje poskytnuté v rámci regrutácie do výskumných projektov apod.

Komu osobné údaje predávame?

Vždy sa snažíme obmedziť predávanie osobných údajov na najnižšiu možnú mieru (vo výskumných projektoch anonymizáciou, prípadne pseudonymizáciou dát). V niektorých prípadoch sa tomu ale úplne nevyhneme (napríklad pri telefonickom overení registrácie, prepojení výsledkov výskumu s databázou zadávateľa, využitím externých spolupracovníkov, spracovaním účtovníctva atď.).

V niektorých prípadoch vtedy dochádza k predávaní osobných údajov týmto príjemcom osobných údajov:

  • zadávateľ výskumného projektu (respondenti sú o tom vždy informovaní vopred);
  • čiastkoví spracovatelia výskumného projektu;
  • štátne a iné orgány v rámci plnenia zákonných povinností stanovených príslušnými právnymi predpismi.

Akých ďalších spracovateľov využívame?

So spracovaním osobných údajov nám v niektorých prípadoch pomáhajú ďalší spracovatelia:

  • poskytovatelia komunikačnej platformy (e-mail, kalendár, zdieľané dokumenty, direct mailové služby, zasielateľské a transportné služby);
  • poskytovateľ služieb v oblasti účtovníctva a daní;
  • externí spolupracovníci, ktorí na základe zmluvy vykonávajú spracovanie osobných údajov v rámci jednotlivých projektov (pracovníci podpory respondentov, programátori atď.).

Medzi významných zadávateľov a spracovateľov patrí:

  • European National Panels s.r.o. (ďale len „ENP“), www.nationalpanel.eu
    Prevádzkovateľ realizuje zber dát pro niektoré výskumné projekty prostredníctvom panelu respondentov ENP a taktiež vzhľadom k Nariadeniu EÚ je ENP Spracovateľom osobných údajov.

Ako osobné údaje spracovávame a ako ich chránime?

Predmetom výskumných projektov nie je zber osobných údajov a detailov za jednotlivca, vyzbierané dáta sú spracovávané hromadne, zadávateľa zaujímajú súhrnné informácie o správaní, postojoch a názoroch populácie či špecifických cieľových skupín, nie konkrétneho jednotlivca.

Pri práci na výskumnom projekte sa ale aj tak nevyhneme tomu, že musíme spracovávať dáta, ktoré pochádzajú od jednotlivcov, v našom prípade respondentov. Tí nám dávajú dobrovoľne k dispozícií informácie o svojej osobe a svojich názoroch, ktoré využívame pre výber vhodných výskumov pre konkrétneho človeka a pre daný výskumný projekt. Zároveň sa zaväzujeme, že ochránime súkromie našich respondentov – v najvyššej možnej miere pracujeme so pseudonymizovanými či anonymizovanými dátami a údaje nepredávame neautorizovaným osobám.

V niektorých prípadoch taktiež musíme disponovať osobnými údajmi z administratívnych dôvodov. Vo všetkých situáciách sa snažíme o obmedzenie spracovania osobných údajov na čo najnižšiu mieru. Technickoorganizačné procesy sú u nás nastavené tak, aby ochránili súkromie respondentov v súlade s Nariadením EÚ, platnou legislatívou a etickými pravidlami odboru.

Spracovanie osobných údajov je prevádzané v sídle Prevádzkovateľa jednotlivými našimi zamestnancami, prípadne ďalšími spracovateľmi. K spracovaní dochádza pomocou výpočtovej techniky (predovšetkým štatistické, kancelárske a účtovné softwéry, prípadne vlastnými aplikáciami Prevádzkovateľa), popr. aj manuálnym spôsobom pri osobných údajoch v listovej podobe za dodržania všetkých bezpečnostných zásad pre správu a spracovanie osobných údajov. Za týmto účelom sme prijali technickoorganizačné opatrenia k zaisteniu ochrany osobných údajov, predovšetkým opatrenie, aby nemohlo dôjsť k neoprávnenému alebo náhodnému prístupu k osobným údajom, ich zmene, zničeniu alebo strate, neoprávneným prenosom, k ich neoprávnenému spracovaniu, ako aj k inému zneužitiu osobných údajov. Všetky subjekty, ktorým môžu byť osobné údaje sprístupnené, rešpektujú právo subjektov údajov na ochranu súkromia a sú povinní postupovať podľa platných právnych predpisov týkajúcich sa osobných údajov.

V prípade vašich údajov nutných pre prevádzku našich služieb a realizácie vlastných výskumných projektoov, je Správcom osobných údajov Nielsen Admosphere.

Vaše odpovede v jednotlivých výskumoch na svojej strane pseudonymizujeme: zadávateľ (objednávateľ) výskumu nemá prístup k vášmu menu ani kontaktným údajom. Pre zadávateľa sú vaše odpovede úplne anonymné a nemajú teda charakter osobných údajov. Prosím vezmite na vedomie, že pokiaľ sa vo výskume rozhodnete uviesť údaje, ktoré vás priamo alebo nepriamo identifikujú, vaše dáta nebudú naďalej anonymné, môžu sa stať osobnými údajmi, a ich Správcom bude zadávateľ výskumu.

Aké máte v súvislosti s osobnými údajmi práva?

Právo na informácie (podľa čl. 15 Nariadenia EÚ)

Pokiaľ spracovávame vaše osobné údaje, máte právo kedykoľvek požiadať o bezplatnú informáciu o tomto spracovávaní (najmä identifikáciu správcu a spracovateľa, prípadne ďalších spracovateľov; informácie o účeloch spracovania, kategórií dotknutých osobných údajov, príjemcoch či kategórií príjemcov osobných údajov a dobe, počas ktorej budú osobné údaje spracovávané a uložené; všetky dostupné informácie o zdroji osobných údajov; či spracovávanie prebieha na základe oprávneného záujmu správcu alebo tretej strany; informácie o skutočnosti, či dochádza k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovaniu). Informácie vám radi poskytneme, pokiaľ však bude vaša žiadosť vyhodnotená ako zjavne nedôvodná alebo neprimeraná, predovšetkým pokiaľ sa bude opakovať, môžeme odmietnuť žiadosti vyhovieť alebo uložiť primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady spojené s poskytnutím požadovaných informácií alebo zdelením alebo s učinením požadovaných úkonov.

Právo na opravu (podľa čl. 16 Nariadenia EÚ)

Pokiaľ zistíte, že osobné údaje, ktoré o vás spracovávame, nie sú aktuálne, máte právo požiadať o ich opravu.

Právo na výmaz a odvolanie súhlasu (podľa čl. 17 Nariadenia EÚ)

Svoj súhlas so spracovaním osobných údajov, ktorý ste nám poskytli, môžete kedykoľvek odvolať a v takom prípade budú vaše osobné údaje vymazané. Právo na výmaz sa netýka osobných údajov, ktoré potrebujeme ku splneniu zákonných povinností či k ochrane svojich oprávnených záujmov. Vaše osobné údaje budú vymazané taktiež vtedy, pokiaľ už nebudú potrebné pre výskumný projekt alebo ďalšiu spoluprácu alebo pokiaľ bude ich uloženie neprípustné z iných zákonom stanovených dôvodov, prípadne pokiaľ bude vaše námietka proti spracovávaniu vašich osobných údajov vyhodnotená ako oprávnená.

Právo na obmedzenie spracovania (podľa čl. 18 Nariadenia EÚ)

Máte právo nás požiadať, aby sme obmedzili spracovanie v prípade, že sa budete domnievať, že osobné údaje, ktoré o vás máme, sú nepresné, spracovanie neprebieha v súlade s platnou legislatívou, osobné údaje už nepotrebujeme pre daný výskumný projekt a v prípade, že vznesiete námietku a bude prebiehať jej vyhodnocovanie.

Právo na prenositeľnosť údajov (podľa čl. 20 Nariadenia EÚ)

V prípade, že ste nám poskytli svoj súhlas so spracovaním osobných údajov alebo je spracovanie nevyhnutné pre splnenie zmluvy alebo pre realizáciu opatrení prijatých pred uzavretím zmluvy a spracovanie prebieha automatizovane, máte právo nás požiadať o to, aby sme vám poskytli osobní údaje, ktoré o vás uchovávame v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.

Právo vzniesť námietku (podľa čl. 21 Nariadenia EÚ)

Pokiaľ sa domnievate, že spracovávame vaše osobné údaje v rozpore s platnou legislatívou, môžete proti tomuto spracovávaniu vzniesť námietku a požiadať nás o vysvetlenie, požadovať, aby sme odstránili takto vzniknutý stav, predovšetkým môžete požadovať blokovanie, opravu, doplnenie alebo vymazanie osobných údajov. Vaším právom je obrátiť sa  so sťažnosťou proti spracovávaným osobným údajom, ktoré o vás spracovávame, na príslušný dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, https://dataprotection.gov.sk/uoou/sk.

Právo nebyť súčasťou automatizovaného individuálneho rozhodovania, vrátane profilovania (podľa čl. 22 Nariadenia EÚ)

Máte právo nebyť predmetom žiadneho rozhodnutia, ktoré je založené výhradne na automatizovanom spracovaní, vrátane profilovania, ktoré má pre vás právne účinky alebo sa vás obdobným spôsobom významne dotýka. Toto neplatí, pokiaľ k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovaniu, dáte svoj súhlas, je to nevyhnutné k uzavretiu zmluvy alebo je to povolené právnym poriadkom.

Právo podať sťažnosť (podľa čl. 77 Nariadenia EÚ)

Máte právo podať sťažnosť u dozorného orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, https://dataprotection.gov.sk/uoou/sk.

Čo ak nám svoje osobné údaje nechcete poskytnúť?

Máte na to právo. Je ale možné, že sa ako respondenti nebudete môcť zúčastniť niektorých výskumov.

Pokiaľ nám ako naši klienti nebudete chcieť poskytnúť osobné údaje, výrazne sa nám tým sťaží vzájomná spolupráca na výskumnom projekte. To isté platí o spolupráci so zamestnancami, externými spolupracovníkmi a taktiež s uchádzačmi o zamestnanie. Nič menej, niektoré vaše údaje spracovávať musíme na základe právnych predpisov.

Na koho sa môžete obrátiť?

V prípade, že máte akékoľvek doplňujúce otázky, kľudne nás kontaktujte. Rovnako tak, pokiaľ chcete uplatniť niektoré zo svojich práv.

V prípade, že chcete uplatniť svoje práva podľa príslušných ustanovení Nariadenia EÚ, obráťte sa na adresu: OPTOUT@admosphere.sk.